Vanliga frågor

Borås stads e-arkiv är ett system för digitalt bevarande och hållbar hantering av digitala handlingar. E-arkivet ger invånare ett enkelt sätt att söka och läsa e-arkiverade handlingar digitalt och säkerställer även att den information som skapas inom kommunen bevaras och tillgängliggörs för framtiden.

Borås stad har haft ett e-arkiv sedan 2016. Här finns kommunens digitaliserade handlingar. Se lista nedan för vilka typer av handlingar du kan söka på.

• Diarieförda handlingar
• Byggärenden
• Miljöärenden
• Kommunfullmäktiges filmade sammanträden

I vänstermenyn finns det olika sökvyer. Börja med att gå till den sökvy där du tror att handlingen kan finnas. Om du vill göra en bredare sökning på alla sökvyer kan du använda den som heter Arkivet.

Skriv in ett eller flera sökord som du vill söka på, exempelvis en ärendemening eller en handlingstyp. Bland träffarna kan ärenden, deras handlingar och filer visas, allt beroende på om dessa innehåller det du söker på.

Om du inte hittar det du söker kan du prova att förfina din sökning genom att söka på ytterligare sökord eller använda specialtecken enligt nedan.

Torslund - Del av fastighetsbeteckning

Torslu*- Del av ord i t.ex. fastighetsbeteckning

Torslind~ - Ungefärlig stavning av ord

Torslund 1:25 - Hel fastighetsbeteckning

Torslund nyb - Del av fastighetsbeteckning + del av ärendemening

"Torslund 1:25" - Hela fastighetsbeteckningen innanför "-tecknen matchar träffresultatet

Torslund OR villa - Något av sökorden måste ingå i träffreslutatet

Torslund AND villa - Båda sökorden måste ingå i träffreslutatet

Torslund NOT villa - Första ordet måste ingå i träffresultatet med det andra ordet får INTE ingå i resultatet.

Filter - här kan du filtrera din sökning.

Sortering - här kan du ändra i vilken ordning träfflistan ska presenteras i e-arkivet.

Visning - med knapparna till höger kan du välja hur resultatet presenteras – som kort eller i en tabell.

Tänk på att det endast är ett urval av kommunens information som förvaras i e-arkivet och allt är inte tillgängligt för allmänheten. Om du inte får någon sökträff kan det bero på flera saker:

• Du kan ha stavat fel

• Det du söker finns inte i e-arkivet

• Det du söker publiceras inte i e-arkivet pga. sekretess eller att informationen innehåller känsliga personuppgifter.

För att läsa handlingar i e-arkivet klickar du på ärendet du vill läsa. Då öppnas ärendet i ett nytt fönster och det är därifrån du har möjlighet att läsa informationen samt eventuella filer.

Förhandsgranska - För att förhandsgranska en handling kan du klicka på ikonen för förhandsgranskning (ögat). Då öppnas handlingen i webbläsaren. Hämta filer - För att hämta filer direkt från sökträffslistan kan du klicka på ikonen för nedladdning uppe till höger (moln med en pil). Då laddas alla filer tillhörande ärendet ner som en ZIP-fil.

När du söker i e-arkivet visas bara de 200 första träffarna. Denna begränsning finns för att det ska gå snabbt att få fram sökresultatet. Försök att specificera din sökning med hjälp av filtrerna. Om du vill ha ut hela träfflistan är du välkommen att kontakta Stadsarkivet.

Handlingar i e-arkivet kan beställas via den kundkorg som syns på ärendekortet. Var noga med att en giltig e-postadress fylls i beställningsformuläret. När beställningen är genomförd visas omgående ett ärendenummer med inlämningsID, ex INT-0000000XXX. Använd detta nummer i kontakt med oss så vi kan spåra beställningen.

Beställningen hanteras skyndsamt. Du kommer få din beställning via e-post. Då skickas den till dig i en zipfil via e-post. Zipfilens avsändare är e-arkiv@boras.se med beställlningsnumret i rubriken. Håll utkik så mailet inte hamnar i din skräppost.

Beställningen hanteras skyndsamt. Vi handlägger beställningar varje arbetsdag. Vid hög belastning kan en beställning dröja ytterligare någon dag. Kontrollera så mailet inte hamnat i din skräppost. Om din e-postleverantör inte tillåter bilagor på upp till 25MB i storlek kan din beställning blockeras av din leverantör. Kontrollera att du angett rätt mailadress, det vet du om du har fått en bekräftelse med ärendenummer.

Om du vill vara anonym får vi be dig ringa till Borås stadsarkiv på telefonnummer 033-35 33 00. Handlingarna får sedan hämtas i Stadsarkivets lokaler under våra öppettider. Se Kontakt för våra öppettider och adress.

Nej, det är gratis att beställa från e-arkivet.

Om du inte kan se handlingen och inte ladda ner den, betyder det att den innehåller känsliga personuppgifter eller är belagda med sekretess. Sådan information publicerar vi inte i e-arkivet. Handlingarna kan beställas, vilket betyder att stadsarkivet först gör en bedömning om informationen kan lämnas ut.

Vi behöver en e-postadress för att kunna skicka din beställning till dig. Du behöver inte ange namn utan kan sätta X i de rutorna om du önskar.

Läs mer om hur Borås stad hanterar personuppgifter på https://www.boras.se/funktioner/hanteringavpersonuppgifter